当日までの段取り

これは、ゆかりさんに読んでいただくための台本です。
運営マニュアルの逆算表をもとに、中村が組みました。
日数や順番で違うところは、直してください。

1表紙

今回は、開催日から逆算して、
いつ何をするかという話をします。

イベントの準備って、やることが多いんですけど、
順番さえ間違えなければ、ちゃんと間に合います。

逆に、順番を間違えると、全部がずれます。

そこを、お伝えします。

2まず、いちばん大事なこと

最初に、いちばん大事なことを言います。

会場が決まらないと、何も始まりません。

申請も、チラシも、出店者募集も、
全部が会場待ちです。

会場が決まっていないのに先に進もうとすると、
あとで全部やり直しになります。

まず、会場。
これだけは、覚えて帰ってください。

3逆算表（2ヶ月前から）

では、逆算していきます。

2ヶ月前。D-60です。
会場を最終決定します。 駐車場も含めて。
ここで予算も確定させます。

50日前。D-50。
企画を確定して、出店者の募集を開始します。
飲食なら6店くらいが目安です。

45日前。D-45。
各種申請の要否を確認します。
会場によって、道路使用許可、保健所、消防。
必要なものが変わります。

4逆算表（1ヶ月前）

1ヶ月前。D-30。

集客の告知をスタートします。
インスタ、チラシ、市の広報。

ここが遅れると、人が集まりません。
企画が確定していないと告知できないので、
D-50の企画確定が効いてきます。

3週間前。D-21。

出店者を確定させて、会場の配置図を作ります。
体験ブースがあるなら、安全ルールもここで決めます。

5逆算表（2週間前から）

2週間前。D-14。
当日スタッフの役割を確定します。

10日前。D-10。
備品を発注します。
テント、机、電源、音響。体験キットがあればそれも。

配置図ができていないと、何がいくつ要るか分かりません。
だからD-21の配置図が先です。

1週間前。D-7。
最終の告知。タイムテーブルを確定。

3日前。D-3。
出店者とスタッフへ最終連絡。
ここで雨天の判断基準を共有します。

前日。D-1。
会場の最終確認、備品の搬入、リハーサル。

6会場は、どう押さえるか

会場の話をもう少しします。

公共の施設は、早いところで1年前から予約が始まります。
市民会館、体育館、公民館。

公園は、管轄が市か県かで窓口が変わります。

断られることも、あります。

理由はだいたい、
「営利目的ではないか」
「前例がない」
このどちらかです。

そのときは、後援を先に取ってから、もう一度行きます。
市の後援がついていると、通りやすくなります。

7必ず必要な備品

備品は、思いつくかぎりあげておきます。

会場まわり
テント、机、椅子、ブルーシート、重し。
看板、のぼり、案内表示。

電源・音響
発電機かコンセント、延長コード、養生テープ。
マイク、スピーカー、ミキサー。

受付まわり
受付テーブル、名簿、筆記用具、釣り銭、金庫。
スタッフの名札、ビブス。

安全
救急箱、消火器、ゴミ袋、トイレの案内。

忘れがちなもの
養生テープと延長コードは、必ず足りなくなります。
多めに持っていってください。

8印刷物は、いつ出すか

印刷物。

チラシは、1ヶ月前には配り始めたいです。

逆算すると、入稿はその10日前。
デザインを作るのに、さらに1〜2週間。

つまり、開催の2ヶ月前にはデザインに入っている
必要があります。

部数は、配る場所で決めます。
学校で配るなら、その学校の児童数。
新聞折込なら、エリアの世帯数。

余るくらい刷ってください。 足りないほうが困ります。

9ここを落とすと、当日が崩れる

「ここを落とすと当日が崩れる」という工程。

ひとつめ。会場の配置図。
これがないと、備品の数が決まりません。
当日、テントが足りない、電源が届かない、が起きます。

ふたつめ。雨天の判断基準。
前日になって「どうする？」となると、
出店者もスタッフも動けません。
3日前には決めて、共有してください。

みっつめ。役割分担。
当日「誰がやるんだっけ」が出ると、全部止まります。

この3つは、落とさないでください。

10出店者は、どう集めるか

出店者の集め方です。

いちばん効くのは、直接声をかけることです。

いつも行っているお店。
知り合いがやっているお店。
前のイベントで出てくれた人。

SNSで募集をかけるのは、そのあとです。

最初の数店が決まると、
「あそこが出るなら」と広がっていきます。

ひとつ目の出店者を、早く決めてください。

11出店者を、どう選ぶか

集まったら、選ばないといけない場合もあります。

見るのは、この3つです。

ひとつ。イベントの趣旨に合っているか。
子ども向けのイベントに、子どもが入れないお店は難しいです。

ふたつ。当日、きちんと来るか。
連絡のやりとりで、だいたい分かります。
返事が遅い人は、当日も遅れます。

みっつ。他の出店者と、かぶっていないか。
同じものを売るお店が3つあると、お互いに困ります。

12断るときは、なんと言うか

【ゆかりさんの実際の言い方に差し替えてください】

出店者を断るとき。

ここは、ゆかりさんが実際に使っている言い方を
聞かせてください。

——方向だけ書いておきます。

理由は、イベント側の都合として伝えます。
「あなたがダメだから」にしないこと。

「今回は区画の数が限られていて」
「飲食の枠が埋まってしまって」

そして、次につなげます。

「次回、また声をかけさせてください」

断った相手も、来年の出店者です。

13この回のまとめ

今日のまとめです。

ひとつ。会場が決まらないと、何も始まらない。

ふたつ。2ヶ月前に会場、1ヶ月前に告知開始。

みっつ。配置図 → 備品発注の順。逆はできません。

よっつ。雨天の判断基準は、3日前までに共有。

いつつ。出店者は、直接声をかけるのがいちばん効く。

むっつ。断るときは、イベント側の都合として伝える。

14やってみてください

宿題です。

自分の開催日を決めて、逆算表を1枚書いてください。

D-60　会場決定・予算確定
D-50　企画確定・出店者募集開始
D-45　申請の要否確認
D-30　告知スタート
D-21　出店者確定・配置図
D-14　スタッフの役割確定
D-10　備品発注
D-7 　最終告知・タイムテーブル確定
D-3 　最終連絡・雨天基準の共有
D-1 　会場確認・搬入・リハーサル

日付を実際に入れてみてください。

入れてみると「もう時間がない」か
「まだ余裕がある」かが、はっきりします。

次の回は「守ること」。
安全、お金、約束の話です。事故を防ぐ回になります。