当日の進行と撤収

これは、ゆかりさんに読んでいただくための台本です。
運営マニュアルのタイムテーブルをもとに、中村が組みました。
「ゆかりさん自身が当日どこに立っているか」は、必ず実際のものに差し替えてください。

1表紙

今回は、当日の話をします。

朝、何時に入って、何から始めるか。
進行が押したら、どこを削るか。
撤収は、どの順番で終わらせるか。

当日は、考えている時間がありません。
だから、先に決めておきます。

2朝、何時に入るか

【ゆかりさんの実際の時間に差し替えてください】

当日の朝。

開場の3時間前には入ります。

10時開場なら、7時集合。

早すぎるように聞こえるかもしれませんが、
設営は必ず押します。

テントが立たない。
電源が届かない。
看板の向きが違う。

必ず何か起きるので、余裕を持ってください。

3朝の順番

何から始めるか。順番があります。

7時　設営開始
テント、机、椅子、電源、音響。
重いものと、電源から。

9時　出店者の搬入
設営が終わっていないと、出店者が入れません。
だから2時間取ってあります。

9時45分　全体ブリーフィング
全員を集めて、役割、安全、雨天・緊急フローの確認。

10時　開場

ブリーフィングは、飛ばさないでください。
ここで「誰が何をするか」が全員に入ります。

4開場前に、これだけは確認する

【ゆかりさんの実際のチェック項目に差し替えてください】

開場前に、これだけは確認するというもの。

——実際に見ているものを、教えてください。

こちらで思う、最低限はこれです。

ひとつ。テントの重し。
四隅に入っているか。風が出てきたら増やす。

ふたつ。電源のコード。
人が通るところに這っていないか。
養生テープで留まっているか。

みっつ。救急箱と、本部の場所。
スタッフ全員が「困ったらここ」を知っているか。

よっつ。トイレと、ゴミの置き場。
来場者に聞かれて、答えられるか。

いつつ。出店者の許可証。
飲食があれば、保健所の許可を確認。

5ゆかりさんは、どこに立っているか

【ここは、必ず実際のものに差し替えてください】

主催者は、当日どこに立っているか。
何を見ているか。

——ここは、ゆかりさんの実際の話を聞かせてください。

受講される方がいちばん知りたいのは、ここだと思います。

• 受付にいるのか
• 歩き回っているのか
• 本部に座っているのか
• 何を見ているのか（人の流れ？ スタッフの顔？ 来場者の表情？）

主催者がどこに立つかで、イベントの回り方が変わります。

6本部には、動かない人を置く

これは、こちらで思っていることです。

本部にひとり、動かない人を置いてください。

全員が動いていると、判断する人がいなくなります。

「これどうしますか」と聞きに行く先が、
いつも同じ場所にある。

それだけで、当日がずいぶん楽になります。

7進行が押したら、どこを削るか

【ゆかりさんの実際の判断に差し替えてください】

進行が押すことは、必ずあります。

そのとき、どこを削るか。

——実際にどう判断しているか、聞かせてください。

こちらで思う原則は、2つです。

ひとつ。終了時刻は、動かさない。
会場の都合も、スタッフの都合もあります。
後ろは、伸ばさない。

ふたつ。削るのは、主催者の話から。

挨拶、説明、お礼。
ここは、短くできます。

削ってはいけないのは、来場者が参加しているもの。
体験の途中で打ち切ると、その人の一日が終わります。

8いちばんバタバタする時間帯

【ゆかりさんの実際の感覚に差し替えてください】

当日、いちばんバタバタするのはいつか。なぜか。

——ここも、実際の感覚を教えてください。

一般的には、この2つと言われます。

ひとつ。開場直後。
人が一気に入ってきて、受付が詰まります。

ふたつ。終了の30分前。
体験の最終受付、出店者の片付け開始、
来場者の帰り。全部が重なります。

この時間帯だけ、人を厚くしてください。

9撤収の順番

撤収です。

16時　終了・撤収開始
17時30分　撤収完了・清掃・施錠

順番があります。

ひとつめ。出店者の搬出。
いちばん先に帰っていただきます。
車が入れるように、導線を空けておく。

ふたつめ。音響・電源。
コードを抜いて、まとめる。

みっつめ。テント・机・椅子。
借りたものは、借りた状態に戻す。

よっつめ。ゴミ。
分別して、持ち帰るか、指定の場所へ。

いつつめ。清掃・最終確認・施錠。

忘れ物の確認も、ここでします。

10撤収で、揉めやすいところ

これは、こちらで思っていることです。

撤収は、みんな疲れています。

だから、ここで揉めます。

「もう帰っていいですか」
「これ、誰が片付けるんですか」

撤収の役割も、朝のブリーフィングで決めておいてください。

「17時まで残る人」を先に決めておく。
あとから頼むと、角が立ちます。

11この回のまとめ

今日のまとめです。

ひとつ。開場の3時間前に入る。 設営は必ず押します。

ふたつ。ブリーフィングは飛ばさない。

みっつ。開場前に見るのは、重し・コード・救急箱・トイレ・許可証。

よっつ。本部に、動かない人をひとり。

いつつ。押したら主催者の話から削る。 終了時刻は動かさない。

むっつ。撤収の役割も、朝に決めておく。

12やってみてください

宿題です。

当日のタイムテーブルを、1枚書いてください。

　：　　スタッフ集合・設営開始
　：　　出店者搬入
　：　　全体ブリーフィング
　：　　開場
　：　　（内容）
　：　　最終受付終了
　：　　終了・撤収開始
　：　　撤収完了・清掃・施錠

そして、それぞれに「誰が」を書いてください。

名前が入っていない行があったら、
そこが当日に止まるところです。